263. Импорт таблиц Excel

| |

Импорт таблиц Excel

Если вам действительно необходимо создавать таблицы средствами InDesign (а это не идеальная программа для такой работы), табличные данные лучше

набирать в специальных программах (редакторах электронных таблиц, базах данных, таблицах текстовых процессоров), а затем импортировать их в InDesign.

Проверьте возможность верстки ваших таблиц

Если ваш проект содержит несколько таблиц, проведите подготовительную работу. Рассмотрите все таблицы и выберите самую сложную. Наберите ее и импортируйте в InDesign. Проверьте качество импорта. Затем отформатируйте таблицу. Затем сопоставьте готовый макет с остальными таблицами. На его основе определите средства автоматизации работы и подготовьте стили таблицы. Только после этого наберите, обработайте и импортируйте оставшийся материал.

Рис. 9.31. Диалоговые окна импорта файлов Excel

При подготовке таблиц вы можете использовать различные приложения:

текстовые процессоры, редакторы электронных таблиц. Наконец, данные таблицы могут располагаться в базах данных как универсальных, так и специальных. В результате импорта таблица преобразуется в текст. Столбцы ее разделяются табуляторами, а строки — признаками конца абзаца. Таким образом, для того чтобы упростить верстку таблицы, нужно заранее подготовить импортируемый материал. Это делается, во-первых, с помощью средств порождающего приложения. В нем можно разметить таблицу тэгами для сохранения локального форматирования (см. ниже в этой главе). Иногда нужно произвести преобразование формата данных в приложении. Затем приступайте к импорту. Если приложение имеет фильтр импорта в InDesign, то при импорте можно настроить установки фильтра в соответствии с требованиями, предъявляемыми к таблице.

Текстовые файлы, импорт которых рассмотрен раньше, очень часто используются для импорта таблиц. Текст таблицы может быть набран непосредственно в текстовом формате, или преобразован в него из приложений, которые не имеют фильтра импорта в InDesign. Кроме текстовых форматов, в InDesign можно непосредственно импортировать таблицы Microsoft Word. О фильтре импорта этих файлов рассказано выше.

Единственный редактор электронных таблиц, файлы которого можно сразу поместить в InDesign, — это Microsoft Excel. Программа имеет два фильтра импорта — для файлов версий Microsoft Excel 5.0/95 и Microsoft Excel 97/98 (рис. 9.31).

При импорте вы можете изменять следующие настройки:

• View
(для новых версий) или Personal View (для старых версий). В этом раскрывающемся списке содержатся определенные пользователем виды Excel. Вы можете импортировать один из них или игнорировать виды, выбрав пункт Ignore.

• Sheet. Список рабочих листов файла Excel. Вы можете выбрать для импорта один из них.

• Cell Range.
В поле задают диапазон ячеек таблицы, которые следует импортировать. Для этого нужно ввести обозначения верхней левой и нижней правой ячеек области, разделив их двоеточием (например, А4:Н10). Если в документе есть именованные диапазоны ячеек, их тоже можно выбрать в этом же списке.

• Apply Default Spreadsheet Style.
Когда этот флажок установлен, импортированный текст сохраняет форматирование, заданное в электронной таблице. Параметры Cell Alignment и Decimal Places в этом случае не доступны. Абзацам, соответствующим импортированным записям, назначается стиль форматирования (в данном случае — с именем XLS). Впоследствии этим стилем можно пользоваться для изменения атрибутов форматирования импортированных данных.

• Cell alignment override.
Список режимов выравнивания ячеек. В большинстве случаев целесообразно импортировать поля таблицы с сохранением типа выравнивания, заданного в электронной таблице (вариант Spreadsheet's), но можно принудительно задать выравнивание всех импортированных полей по левому краю, по центру, по правому краю или по десятичной точке.

• Decimal Places.
При определении режима выравнивания Decimal (по десятичной точке) в этом поле задается количество отображаемых дробных разрядов (например, для денежных сумм это количество задается равным двум).

• Truncate at Cell Boundary.
Если установить этот флажок, InDesign при импорте отбрасывает все символы, выходящие за пределы границ ячейки исходной электронной таблицы. Это удобно, когда в поле примечаний расположены длинные тексты, из которых вам нужны только несколько первых слов.

• Include Hyperlink Formatting
(только для новых версий). Установка этого флажка включает режим импорта форматирования гиперссылок. Сами гиперссылки импортируются как текст.

| |